Armários de Arquivo
Um arquivo é um móvel de armazenamento de escritório projetado especificamente para classificar, armazenar e organizar documentos em papel. É comumente encontrado em áreas administrativas, financeiras, de RH e outras áreas de escritório que exigem armazenamento de grandes volumes de papelada.
Diferente do regularArmários de armazenamento de escritório, os arquivos são projetados com a estrutura interna focada em "como colocar os documentos." Configurações comuns incluem gavetas de arquivos, trilhos suspensos de arquivos ou outras estruturas de categorização de arquivos, permitindo que pastas, registros e documentos sejam organizados por cliente, departamento, data ou tipo de documento.
Por exemplo, contratos, registros de RH, documentos financeiros, arquivos de clientes e faturas, se todos empilhados nas prateleiras de um armário comum, podem facilmente se tornar uma situação de "lembro de ter colocado isso aqui" quando há muitos documentos.
Já os arquivos de escritório permitem a colocação separada de diferentes documentos, possibilitando acesso direto à gaveta ou categoria correspondente quando necessário. Isso os torna particularmente adequados para escritórios com grande número de documentos em papel.
O objetivo de um arquivo moderno é organizar os documentos do escritório para que possam ser encontrados mais rapidamente quando necessário. Embora muitas informações estejam agora armazenadas em computadores, os escritórios ainda exigem documentos em papel, como contratos, faturas, registros de RH, documentos financeiros e arquivos de clientes.
Se todos esses documentos estiverem empilhados em uma mesa ou prateleiras comuns, rapidamente ficam desorganizados. Usar arquivos de escritório torna tudo muito mais prático. Você pode organizá-los por departamento, cliente, data ou tipo de documento. Quando precisar encontrar um documento específico, não precisará procurar por séculos para encontrá-lo.
Arquivos podem ser usados junto com pastas, arquivos suspensos e etiquetas para organizar diferentes tipos de documentos. Por exemplo, você pode categorizá-los por cliente, departamento, ano, projeto ou tipo de documento. Quando precisar encontrar um contrato ou fatura, basta abrir a gaveta correspondente em vez de ficar em frente a uma pilha de documentos folheando lentamente.
Alguns documentos não são adequados para armazenamento direto em prateleiras, especialmente arquivos de funcionários, contratos, documentos financeiros e outros materiais que não são facilmente acessíveis para outros.
Registros de RH, contratos, documentos financeiros e outros arquivos confidenciais podem ser armazenados em um arquivo com tranca. Acessá-los somente quando necessário reduz a chance de documentos serem levados descuidadamente ou extraviados.
Se você armazena regularmente esses documentos importantes, um arquivo com tranca é uma escolha melhor. Afinal, alguns documentos podem ser visualizados por várias pessoas, enquanto outros são melhor guardados trancados para maior tranquilidade.
Nossos documentos em papel se acumulam com o tempo. Inicialmente, pode haver apenas algumas pastas, mas depois de um tempo, uma pilha de formulários na área de trabalho. Usar arquivos de escritório fornece uma localização fixa para esses documentos, evitando que se acumulem nas mesas do escritório,Estações de trabalho de escritório, ou em outros lugares.
Um bom armazenamento de documentos não é sobre colocar todos os documentos em armários; mais importante ainda, é conseguir encontrá-los rapidamente quando necessário.
Organize suas pastas em categorias e coloque-as em arquivos e gavetas designadas. Assim, quando precisar encontrar contratos antigos, informações de clientes ou faturas, pode simplesmente ir ao local correspondente, em vez de procurar tudo do início a cada vez.
Nem sempre. Hoje em dia, a maioria dos nossos contratos, faturas e registros de clientes é armazenada em computadores ou em armazenamento na nuvem. Raramente temos arquivos em papel, então realmente não há necessidade de comprar uma fileira de arquivos só porque "o escritório deveria ter alguns armários."
No entanto, se sua empresa ainda recebe, imprime e armazena uma quantidade significativa de documentos físicos diariamente, os arquivos de escritório continuam sendo muito úteis. Especialmente quando você tem um grande volume de contratos, documentos financeiros, arquivos de funcionários e informações de clientes, ter um local designado para categorizá-los e armazená-los é muito mais conveniente do que mantê-los empilhados na sua mesa ou em caixas.
Se você precisa ou não de um arquivo não depende de outros escritórios terem um, mas de quantos documentos em papel você realmente tem.
Primeiro, avalie quantos documentos em papel você já tem no escritório.
Se você ainda precisa processar contratos, faturas, registros de RH, documentos financeiros, arquivos de clientes e outras pastas diariamente, então um arquivo pode fornecer espaço dedicado para armazenamento de arquivos.
Especialmente para documentos que precisam ser preservados por vários anos ou até mais, acumulá-los em armários comuns de escritório ou caixas de papelão tornará cada vez mais difícil encontrá-los depois.
Nem todos os documentos podem ser descartados diretamente após a digitalização.
Alguns contratos assinados, vouchers originais, documentos da empresa ou outros documentos físicos importantes ainda podem precisar ser mantidos em formato papel.
Neste caso, o papel do arquivo não é apenas "manter o escritório arrumado", mas fornecer um local fixo de armazenamento para esses documentos importantes.
Se o escritório armazena registros de RH, documentos financeiros, contratos ou outros arquivos confidenciais, você também precisa considerar quem pode acessar esses materiais.
Comparado a colocá-los diretamente em prateleiras abertas, trancar arquivos pode restringir o acesso aos arquivos com fechaduras, tornando-os mais adequados para armazenar materiais que você não quer que todos os funcionários possam ver livremente.
Se sua mesa de escritório está começando a ter pilhas de pastas, geralmente significa que o armazenamento de documentos existente é insuficiente.
Documentos frequentemente usados podem ser deixados perto dos funcionários, mas arquivos em papel que não são usados diariamente podem ser categorizados e colocados em arquivos, permitindo que a área de trabalho retorne ao seu propósito original — trabalho de escritório — em vez de servir como repositório de documentos.
Portanto, a necessidade real de um arquivo depende principalmente de quantos documentos em papel seu escritório já possui.
Os arquivos podem geralmente ser divididos em três tipos: armários verticais, armários laterais e arquivos móveis.
Os três tipos podem ser usados para armazenamento de arquivos, mas a largura do armário, direção da gaveta, localização e capacidade adequada de arquivos diferem. A escolha depende principalmente do tamanho do espaço do escritório, da quantidade de documentos e da frequência de recuperação.
Armários de arquivo verticais são um design mais tradicional. Eles normalmente são altos e estreitos, com gavetas puxadas para fora da frente.
Sua maior vantagem é a necessidade de espaço de parede reduzida, maximizando o armazenamento de documentos ao utilizar a altura do armário. Esse design é prático para escritórios com espaço limitado, mas com um número significativo de arquivos em papel.
Os documentos geralmente são organizados de frente para trás e categorizados usando pastas ou arquivos suspensos. Armários verticais são uma escolha comum para armazenamento de contratos a longo prazo, registros, faturas e outros documentos em papel.
No entanto, antes de comprar, preste atenção ao espaço necessário depois que as gavetas forem puxadas.
Um armário estreito não significa que as gavetas não vão ocupar espaço quando puxadas.
Os arquivos laterais são tipicamente mais largos e curtos, permitindo que os documentos sejam organizados horizontalmente dentro das gavetas de arquivos mais largas.
Comparados aos arquivos, eles permitem armazenar mais pastas lado a lado, facilitando visualizar rótulos e categorias de documentos, tornando-os mais adequados para escritórios com grande número de documentos que precisam de acesso frequente.
Por exemplo, áreas administrativas, financeiras ou de armazenamento compartilhado de documentos podem considerar arquivos laterais.
Como os armários são mais largos, verifique se há espaço suficiente na parede antes de colocá-los. Esse design é mais fácil de organizar se o escritório tiver uma parede longa e vazia.
Arquivos móveis são pequenos arquivos com rodízios na parte inferior, permitindo que sejam movidos pelo escritório ou colocados próximos a uma mesa ou estação de trabalho, dependendo do tamanho.
Esses tipos de armários são mais adequados para funcionários individuais ou armazenamento diário em pequena escala, como arquivos de clientes, contratos, documentos de projetos e outros materiais frequentemente acessados.
Alguns arquivos móveis são equipados tanto com gavetas padrão quanto com gavetas mais profundas, tornando-os muito semelhantes aPedestais móveis. A principal diferença é que, se a estrutura interna incluir gavetas dedicadas, trilhos suspensos e outros recursos de armazenamento de arquivos, ela é mais adequada para uso como um arquivo móvel.
Escolher os melhores arquivos não é apenas uma questão de ver qual deles tem mais gavetas. O que você realmente precisa considerar é: quantos documentos você tem, como eles serão organizados, onde o armário será colocado e quantas pessoas o usarão por dia.
Para compras empresariais, um arquivo de escritório adequado deve facilitar a organização e obtenção de documentos, atendendo às necessidades de uso a longo prazo e segurança documental.
Primeiro, dê uma olhada exatamente em que tipos de documentos você pretende armazenar.
Contratos padrão, faturas, arquivos de clientes, registros de RH e documentos financeiros podem exigir pastas e métodos de organização diferentes. Se você precisar armazenar arquivos suspensos, também precisará confirmar que as gavetas de arquivos têm os trilhos ou sistema de arquivo apropriados dentro.
Ao comprar, não olhe apenas para as dimensões externas do armário. Só porque um armário parece grande não significa que suas pastas de arquivo vão necessariamente caber dentro.
Em seguida, avalie quantos arquivos em papel você tem atualmente e se o volume provavelmente vai crescer no futuro.
Se você lida com apenas um pequeno número de arquivos usados diariamente pelos funcionários, um pequeno arquivo pode ser suficiente; no entanto, para departamentos de finanças, administração ou arquivos, onde grandes volumes de documentos exigem armazenamento de longo prazo, você deve considerar arquivos de escritório com maior capacidade.
Também é melhor deixar espaço para futuras adições.
Afinal, encher um arquivo até a capacidade no primeiro dia em que você o leva para casa geralmente não é algo para comemorar.
Decida onde colocar o armário e meça a largura, profundidade e altura disponíveis.
Além das dimensões do arquivo, certifique-se de que haja espaço suficiente para puxar completamente as gavetas e verifique se elas não atrapalham mesas de escritório, estações de trabalho, portas ou passarelas principais.
Isso é especialmente verdadeiro para arquivos verticais: embora o armário em si possa ser estreito, você ainda precisará de espaço suficiente à frente dele depois que as gavetas forem puxadas.
Gavetas de arquivo são a parte do arquivo que você realmente usa todos os dias, então o design interno é fundamental.
Além de confirmar o número de gavetas, verifique a profundidade da gaveta, a orientação dos arquivos e se o gabinete suporta pastas de arquivo ou arquivos suspensos de uso comum.
Se seu escritório exige recuperação frequente de documentos, um sistema de arquivo bem projetado costuma ser mais útil do que simplesmente "ter mais uma gaveta".
Se você está armazenando apenas documentos gerais, nem todo arquivo precisa necessariamente de fechadura.
No entanto, se o armário contiver registros de RH, documentos financeiros, contratos ou outros arquivos confidenciais, talvez você queira considerar trancar os arquivos.
Ao comprar, confirme também se o sistema de trava controla gavetas individuais ou permite trancar várias gavetas simultaneamente. Não assuma apenas que um armário é adequado porque as especificações do produto dizem "com fechadura".
Por fim, considere o material do arquivo e com que frequência ele será usado.
Armários de arquivo de açosão mais adequados para ambientes comerciais de escritório com grandes volumes de documentos e acesso frequente; arquivos feitos de outros materiais podem ser selecionados com base no estilo do mobiliário de escritório e nas necessidades reais de uso.
Para compras corporativas em grande quantidade, não foque apenas em como o armário fica quando chega ao escritório; considere também se as gavetas, ferrolhos, alças e o sistema de trava continuarão funcionais após uso diário repetido.
Os armários de arquivo Linray estão disponíveis em vários tamanhos, número de gavetas e configurações internas de armazenamento, permitindo que você escolha o produto certo de acordo com seu espaço de escritório, volume de arquivos e necessidades diárias.
Os produtos estão disponíveis em diferentes materiais, como aço, e podem ser personalizados com trilhos de lima suspensos, sistemas de trava e diferentes configurações de gavetas. Cores, tamanhos e algumas configurações internas também podem ser selecionados com base em projetos de escritório e necessidades de compra em grande quantidade.
Se você estiver montando um armazenamento completo de escritório, também pode combiná-los com armários de escritório,Gavetas do escritório, Armários do escritório, eEstantes de escritóriopara fornecer armazenamento adequado para documentos pessoais, arquivos departamentais e suprimentos de escritório do dia a dia.
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